Innovation im Einkauf - Einführung von dynamischen Beschaffungsverfahren im Rahmen von Vergaberecht im öffentlichen Sektor

Zum Autor:

Gunter Sobe (Jg. 1963), Dipl. Ing. Elektrotechnik und Wirtschaftsingenieur, Interim Manager und seit geraumer Zeit im Management Angels Pool.
Er übernahm 18 Jahre lang Führungs-Verantwortung in verschiedenen internationalen Stationen als technisch und kaufmännisch verantwortlicher Projektleiter.
Sein Fokus liegt auf der strategischen und operativen Unternehmensrestrukturierung und Geschäftsprozessoptimierung entlang der gesamten Supply Chain der Unternehmensdienstleistung. Sein Spezialgebiet umfasst die Gestaltung und den Einsatz von dynamischen Beschaffungssystemen im strategischen Einkauf bei Unternehmen im privaten und öffentlichen Sektor auch im Rahmen von Vergaberecht.
Herr Sobe war Referent bei Innovationskongressen wie z.B. die XML-Tage 2007 in Berlin.
 

Kunde:

In der größten deutschen Stadtreinigungsbetriebe mit Sitz in Nordostdeutschland mit ca. 6.000 Mitarbeiter leitete Herr Sobe das Effizienzsteigerungsprojekt für den Einkauf u.a. mit der Einführung innovativer Beschaffungstools.

Aufgabenstellung:

Gestaltung, Einführung und Umsetzung von Warengruppenmanagement, Prozessoptimierung der Supply Chain verbunden mit strukturellen Anpassungen und Einführung von dynamischen Beschaffungstools

Ausgangslage:

Bei dem sehr tradiert aufgestellten Unternehmen im öffentlichen Sektor war die Beschaffungsfunktion eher von operativ ausgerichtetem Vorgehen und Bedarfsträger getriebenem Handeln geprägt. Eine Planung der eigene Kapazität und eine ziel- und erfolgsgerichtete Steuerung der Einkaufsaktivitäten war nur sehr begrenzt möglich, da auch personell die Einkaufsfunktion deutlich weiterentwickelt werden musste, um thematisch und funktional wichtige Positionen in geeigneter Weise zu besetzen.

Umsetzung und Ergebnisse:

Besonderes Augenmerk liegt auf den Möglichkeiten im Rahmen des Vergaberechts, dem Transfer von Nutzungserfahrung derartiger Vorgehensweisen und Systeme im privatwirtschaftlich Sektor und den damit verbundenen Erfolgs- und Nutzungschancen durch systematisiertes und verbindliches Vorgehen entlang der unternehmerischen Supply Chain.
 
Für die beschriebene Aufgabenstellung wurden die nachstehenden Erfolgsfaktoren systematisch parallel entwickelt und eingeführt. Die Einführung einer inhaltlichen unternehmensspezifischen Warengruppenstruktur verbunden mit der Implementierung einer warengruppenorientierten strukturellen veränderten Organisation des Einkaufs bildeten die Basis verknüpft mit der Einführung eines strategische Einkaufsmonitorings mit wesentlichen Bereichsindikatoren als „Einkaufs-Cockpit“ hin zum gestaltenden Einkauf.
 
Ergänzend wird im Rahmen der rechtlichen, organisatorischen und systemseitigen Vorraussetzungen (Vergaberecht, Plattform, Tools, Datensicherheit, Authentizität und Sicherheit der Plattform) die praktische erfolgsorientierte Anwendung von dynamischen Beschaffungssystemen, wie Katalogbestellplattformen, Vergabeplattformen und elektronische Auktionsplattformen eingeführt und in mehreren nachhaltig erfolgreich durchgeführten Auktionen bei verschiedenen Beschaffungsvorgängen  in Unternehmen umgesetzt.
 
Elektronische Online-Auktionen sind eine taktische Möglichkeit, um die Effekte des Marktes für öffentliche Auftraggeber und Unternehmen besser zu nutzen und Transparenz in Märkte zu bringen.
 
Das Unternehmen war der erste öffentliche Auftraggeber in Deutschland, der mit warengruppenorientierten e-Auctions bei offenen  Ausschreibungen oberhalb der Vergabeschwellwerte jeweils in nennenswerten Millionenbereich erfolgreich seine Beschaffungskosten senken konnte. Es ging um den europaweiten Einkauf von z.B. Mülltonnen in fünf Parallel-Auktionen bereits im Januar 2006, gefolgt von Streusalz in einer „Quasi“-Monopol-Situation zu Beginn des 3.Quartals. Wichtig ist auch der Mut eine geplante e-Auktion kurzfristig – trotz guter Vorbereitung ggf. aus taktischen Gründen nicht durchzuführen. Voraussetzung für den Erfolg ist allerdings sich bereits vor Eröffnung des formalen Vergabeverfahrens sehr gut vorzubereiten und die Mitarbeiter im Einkauf und auch in der entsprechenden technischen Fachabteilung für das Vorhaben zu motivieren und aktiv in dem bisher eher tradiert organisieren Unternehmen einzubinden.
 
Dann ist es zum Beispiel möglich, auch auf per Absprache abgegrenzten Märkten klare Monopolisten in den Wettbewerb zu stellen und neue Bieter mit niedrigeren Preisen zu animieren Angebote abzugeben. Diese kommen meist aus anderen Regionen. Sinn macht das Ganze allerdings nur, wenn es solche potenziellen Konkurrenten tatsächlich gibt. Dies festzustellen bedarf einer sorgfältigen Marktanalyse und kann nicht dem Zufall überlassen werden. Die eigene Position auf dem Markt wie auch der möglichen Lieferanten muss klar sein.
 
Im Unterschied zur e-Vergabe und zu e-Katalogen sind e-Auktionen kurzfristig realisierbar. Pro Auktionsteilnehmer werden nur ein handelsüblicher PC bzw. ein Notebook, ein Internetanschluss, ein Provider für die Auktionssoftware sowie für Vorklärungen und "Notfälle" Fax und Telefon notwendig. Vor Beginn müssen die Auktionsparameter festgelegt werden: Auktionstyp (z.B. Blind Date, Dutch, Japanese), Anzahl der Bieter, Schrittweite der Gebote, Mindestdauer der Auktion, Definition von Verlängerungsmechanismen mit Restzeit bis zum letzten Gebot und Anzahl der Lose, die gleichzeitig verauktioniert werden. Eine warengruppenspezifische Vorbereitung ist unabdingbar.
 

Fazit:

Über die zielgerichtete und prozessorientierte Einführung von funktionalen Unternehmenstrukturen und die Nutzung von IT-Systemen und –plattformen werden Ansatzpunkte genutzt, die nachhaltig nennenswerte Potenziale für den Unternehmenserfolg sicherstellen und erschließen.