Home > Erfolgreich abgeschlossenes Projekt in der HR-IT-Strategieumsetzung

Sprung in die Zukunft

Interim HR IT

Der Kunde, für den ich als Interim und Projekt-Manager tätig war, zählt zu den führenden deutschen Logistikunternehmen. Bereits in den Vorgesprächen stellte sich heraus, dass die neu definierte HR-IT-Strategie einen gewaltigen Sprung in die Zukunft bedeuten würde. Meine Aufgabe sollte es sein, die Ideen zur Umsetzung der Strategie zu bewerten und zu strukturieren. Das Ergebnis sollte eine verbindliche HR-IT-Roadmap für die nächsten Jahre sein.

Nach den ersten Interviews beim Kunden wurde mir klar, warum es tatsächlich ein Sprung in die HR-IT-Zukunft werden sollte. Die HR-IT bestand bis dahin aus einem über 20 Jahre alten PAISY-Abrechnungssystem, das ab dem 01.01.2017 durch die Loga Payroll abgelöst wird. Ansonsten wurden die HR-Prozesse mit hohem manuellem Aufwand und mit eigenen MS-Office-Tools unterstützt.

Mir war schnell klar, dass der Kunde die einmalige Chance hatte, diese rudimentäre HR-IT-Landschaft in ein voll integriertes HR-IT-System zu überführen. Um diesen Weg jedoch gehen zu können, war es zunächst notwendig, die bestehenden Prozesse zu analysieren und ihr Optimierungspotenzial zu identifizieren. Das Ergebnis, das in Workshops mit den HR-Führungskräften erarbeitet wurde, war eine Priorisierung der HR-Prozesse im Rahmen des HR-end-to-end-Prozesses.

Im nächsten Schritt galt es, die Software-Applikationen zu identifizieren, die die einzelnen Prozesse am optimalsten unterstützen: Process leads – IT follows!

Es wurde schnell mit der Implementierung des Organisationsmanagements begonnen, da das die Grundlage für die Integration zukünftiger Applikationen und Module ist. Ich war überrascht, wie schnell die Entscheidung zur Einführung fiel. In Gesprächen wurde mir aber schnell klar, dass die Erwartungshaltung der Mitarbeiter, die Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen, enorm hoch war. Man wollte die Veränderungen – am besten so schnell wie möglich.

Allerdings war dem Kunden nicht präsent, auf welche weitreichenden Veränderungen er sich einlässt. Mit Einführung des Organisationsmanagements, das es bis zu diesem Zeitpunkt nicht gab, wurde es erforderlich, neue Prozesse zu entwickeln bzw. bestehende Prozesse anzupassen. Die Herausforderung war, den Change-Prozess zu verdeutlichen, anzustoßen und die HR-Mitarbeiter „abzuholen“. In Gesprächen bis zur Sachbearbeiter-Ebene war es wichtig, Widerstände abzubauen und die Mitarbeiter für die neuen, verschlankten Prozesse und die neuen Technologien zu begeistern.

Als es bei der Softwareauswahl zu den Produkten „Bewerbermanagement-Tool“, digitale Personalakte und Seminarverwaltung kam, habe ich festgestellt, dass die Mitarbeiter die Chance dieser Veränderungen erkannt hatten, da sie mit Enthusiasmus und Engagement die RfP vor- und nachbereiteten. Unterstützt habe ich sie mit einem standardisierten RfP-Tool, das ich schon bei anderen Kunden erfolgreich eingesetzt hatte. Die ersten Präsentationen fanden bereits im November statt.

Ich habe dem Kunden auf Basis der bis dahin vorliegenden Informationen und analysierten Systemabhängigkeiten in einem Workshop den Ablauf des zukünftigen HR-Gesamtprozesses visualisiert und die zukünftige Systemlandschaft erläutert. Das abgestimmte Ergebnis stellte die Grundlage der daraufhin von mir entwickelten HR-IT-Roadmap dar, die sich bis Mitte 2018 hinzieht und die ich zum Ende des Projektes der Führungsmannschaft präsentierte.

Resümierend kann ich für mich feststellen, dass dieses Projekt aus mehreren Gründen zu meinen interessantesten zählt. Entscheidungen wurden auf Grund entsprechend vorbereiteter Unterlagen schnell getroffen. Im Rahmen des Veränderungsmanagements war sicher eine Initialzündung erforderlich, jedoch musste ich danach eher „bremsen“ statt „anzuschieben“. Und letztlich konnte ich endlich wieder meine drei Schwerpunkte HR-Management, HR-IT und Projektmanagement als Bindeglied zwischen HR und IT für den Kunden einsetzen.