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Zalando – jung, dynamisch...sucht HR-Manager

Interim Manager Personal

Dynamisch wie kein zweites deutsches und europäisches Start-Up wächst Zalando, erschließt sich neue Zielgruppen und entwickelt immer neue Angebote für seine Kunden.

Die Ausgangssituation: Eine junge, multinationale Belegschaft und ihre Führungskräfte möchten serviceorientiert und schnell an den verschiedenen Standorten von der zentralen Personalabteilung betreut werden.

  • Schnelles Wachstum,
  • sehr dynamische Businessbereiche,
  • ein junges, beruflich vielschichtiges HR-Team und
  • viele schnelle parallele Projektanforderungen

charakterisieren die Arbeitsumgebung dieses 7-monatigen Interim-Projektes.

Hier war kurzfristig meine Management-, Projekt- und Führungserfahrung gefragt, die ich in zwei Jahrzehnten und unterschiedlichsten Unternehmen – in Deutschland und international – sammeln konnte.

Die Überbrückung einer Führungsvakanz ist der klassische Auftrag für einen Interim Manager. Allerdings kann die tägliche Praxis, je nach Kunde, internen Strukturen und der aktuellen Situation operativ sehr unterschiedlich ausfallen. In den ersten Tagen meiner Tätigkeit wurde deutlich, dass –neben dem nötigen fachlichen und generalistischen HR-Toolset – vor allem meine Führungserfahrung und mein Einfühlungsvermögen besonders relevant sein würden.

Die notwendige hohe Handlungsgeschwindigkeit, die durch Multiprojektanforderungen, SLA-Schnittstellenanforderungen, operative Einzelfälle sowie Eskalationen vorgegeben wurde, erlaubte mir keine analytische Aufarbeitung. Mein sofortiger persönlicher Einsatz als motivierender Teil des Teams, der durch die eigene Dynamik positive Signale setzt, Entscheidungen trifft und Termine sowie Details fordert, war prägende Notwendigkeit meines Arbeitsalltags.

Die anfangs mit Bedenken und Skepsis beurteilte schnelle Eingliederung meiner Person in das sehr junge Team – also die persönliche Ebene zu allen Mitarbeitern – war der Schlüssel für unseren  weiteren gemeinsamen Erfolg.

Als „Feuerwehrmann“ praktizierte ich dabei eine persönliche und fachlich konsequente Führung. Die neue interne Dynamik und die tägliche Motivation ermöglichten eine schrittweise Aufarbeitung aller relevanten Abläufe durch Microprozess-Modellierung. Dies ermöglichte auch eine parallele Bearbeitung der vielen elektronischen Ticket-Mitarbeiteranfragen, die sich noch im System befanden. Diese kleinen wöchentlichen Verbesserungen sowie die konsequente Aufarbeitung und damit verbundene fortlaufende SLA-Optimierung schufen Selbstvertrauen und Raum für die Bearbeitung neuer Projektanforderungen.

Alle Schnittstellen und Projekte wurden von mir übernommen und besetzt. Kapazitäten, die wiederum im Team für operative Arbeiten eingesetzt werden konnten, förderten die weitere  Aufarbeitung der noch offenen Anfragen. Selektiv wurden die Teamfachleute eingebunden. Die neue Form kurzfristiger, schneller und ergebnisorientierter Kleinbrainstormings erhöhten die Prozess- und Reaktionsgeschwindigkeiten. Bestandteil aller Gespräche und Meetings war immer die Vermittlung von Hintergrundwissen „on the job“ durch „Micro-Coachings“ und Kurz-Trainings, z.B. zu einer Verbesserung der Gesprächsführung. Unterstützt durch fortlaufende teaminterne Klein- und Mitarbeiter-Mitarbeiter-Schulungen, konnte das fachliche Know-how weiter aufgebaut, die  Ergebnisse verbessert und die Arbeitsgeschwindigkeit weiter erhöht werden.

Die Mitarbeiter fanden in vielen Einzelschritten langsam ihre Rollen, wurden eingebunden und wahrgenommen. Das vorhandene Wissen wurde reflektiert und zielgerichtet eingesetzt. Eine klare Priorisierung sorgte für mehr Fokus und schaffte neue Freiräume. Zusammen mit der konsequenten Wiedervorlage aller ergebnisrelevanten Einzelschritte wuchs auch wieder das Vertrauen der Schnittstellen in die Auskünfte und Arbeitsergebnisse der Abteilung als verlässlichen internen HR-Dienstleister.

Die weitere termingerechte SAP-Einführung und die Vorbereitungen für eine neue interne Servicestruktur, inklusive des nötigen Change-Managements, wurden vom Team erfolgreich umgesetzt.

Im Rückblick halte ich die mentale Vorbereitung des Teams auf die nur vorübergehende Begleitung durch einen Interim Manager, besonders in einer solchen Führungsposition, für unerlässlich. Durch sie konnten wir einen nachhaltigen Projekterfolg für Zalando zu erzielen. Zudem sollte eine Ausrichtung aller Prozesse auf die Mitarbeiter sowie eine frühzeitige Dokumentation aller relevanten Übergabepunkte stattfinden.

Meine Nachfolge in Festanstellung wurde parallel gesucht und eingestellt. Durch die erreichte Mitarbeiterentwicklung, die Selbstorganisation und die wieder funktionierenden Teamstrukturen konnten die operativen Teilaufgaben des neuen Personalleiters durch das Team wirkungsvoll abgefangen werden und ließen ihm etwas mehr Zeit für seine Einarbeitung.