Home > Erfolgreich abgeschlossenes Projekt im Maschinenbau

Raues Fahrwasser bei einem Hidden Champignon

Interim COO
Der Auftrag zur Unterstützung in einer schwierigen Umbruchphase kam von einem erfolgreichen weltweit agierenden (Sonder-) Maschinenbauer, der schwerpunktmäßig die Medizinbranche mit ausgereiften Hochleistungsproduktionsmaschinen ausrüstet. Diese zu einer größeren Unternehmensgruppe gehörende Firma ist in ihrem Hauptproduktsegment sehr profitabler Weltmarktführer.
 
Das Mandat begann als normales Projekt zur Überbrückung der Vakanz des COO, verantwortlich für Global Operations und Technik einschließlich des Auftrages die Produktion auf „ein neues Level“ zu bringen. Jedoch von der ersten Woche an haben unvorhergesehene Ereignisse die Aufgabenstellung des Mandats sehr schnell komplett verschoben. So wurde daraus ein turbulentes Projekt mit einer Laufzeit von insgesamt 20 Monaten. 
 
Die „Highlights“ der ersten sechs Monate im Schnelldurchlauf: in der ersten Woche ging der Produktionsleiter fristlos von Bord; im Folgenden verschlüsselte ein „IT-Incident“ sämtliche Dokumente und Programme der weltweiten Gruppe; dann kündigten die Leiter der mechanischen Fertigung und des Qualitätsmanagements; man trennte sich vom CEO und überließ die operative Geschäftsführung dem CFO; kurz darauf begann die Corona-Krise. Im weiteren Verlauf des Mandats wurde eine Tochterfirma einschließlich eigenem Produktportfolio hemdsärmelig geschlossen und in das Stammwerk integriert; es wurde der gesamte IT-Bereich geschlossen und out-gesourced. Und schlussendlich verließ auch der CFO die Firma.
 
Auf Grund dieser Ereignisse, aber auch wegen über die Jahre gewachsenen Defiziten in dem Unternehmen, hat sich der Schwerpunkt meines Einsatzes weitgehend hin zur Sicherung von Produktion und Umsatz sowie permanentem Troubleshooting verschoben. Optimierungen habe ich nur noch forciert, wenn sie kurzfristig Wirkung versprachen, zur Stabilisierung beitrugen und das Management nicht überforderten.
 
Die angesprochenen Defizite betrafen unter anderem Unternehmensstrategie, Grundlagen des Controllings, Management und Kontrolle der Auftragsabwicklung, Qualität der technischen Zeichnungen, Supply Chain, Wirkungsgrad der Produktentwicklung, IT-Struktur und Digitalisierung, Implementierung von Prozessen sowie Personalplanung und -entwicklung. Trotz dieser Schwachstellen kann das Unternehmen aber eine eindrucksvolle (finanzielle) Erfolgstory vorweisen. Frühere technologieführende Innovationen, die bisherige Marktführerschaft sowie das generelle Preisniveau der Branche haben den Erfolg bisher getragen. Nun führen aber sich in der Branche abzeichnende Veränderungen dazu, dass eine grundlegende Bearbeitung der Defizite die wesentliche Aufgabe der mittlerweile neuen Geschäftsführung sein wird. 
 
Soweit die Rahmenbedingungen dieses sehr interessanten und herausfordernden Mandates als Interim COO.
 
Die Schwerpunkte meiner persönlichen Tätigkeit haben sich konsequenterweise sehr pragmatisch operativ entwickelt:
 
  • Die Kompensation des fehlenden Führungspersonals und die operative Übernahme der Verantwortung für die Abteilungen Produktionsplanung, Industrial Engineering, Mechanische Fertigung, Montage, Produktionslogistik und Qualitätssicherung wurde schnell eine dringende Notwendigkeit im regulären Tagesgeschäft.
  • Die Aufrechterhaltung der Produktion während der mehrwöchigen akuten Krise des „IT-Incident“ (ohne digitale Dokumente, ohne ERP/SAP, ohne Netzwerk, etc.) und Sicherstellung des geplanten Umsatzes waren eine extreme Herausforderung für die gesamte Unternehmensgruppe.
    Gemeinsam mit dem Führungsteam der Produktion wurden beispielsweise in einer Sofortmaßnahme alle papierenen Dokumente konfisziert und gesichert (Produktionspläne, Fertigungsaufträge, Zeichnungen, Stücklisten, etc.). Es wurde sichergestellt, dass alle bis zum IT-Incident in den Werkzeugmaschinen geladenen Programme verfügbar blieben. USB-Sticks mit relevanten Informationen wurden überprüft und gesichert; etc. 
    Der geringe Grad der Digitalisierung, viel Improvisation und der enorme persönlicher Einsatz aller Beteiligten hat die Produktion über Wochen „analog“ aufrechterhalten, so dass alle Aufträge am Ende pünktlich ausgeliefert werden konnten.
    Die Sicherstellung von Produktion und Auslieferungen in der Corona-Krise hatte dann in der Folgezeit wesentliche Priorität.
    Umgesetzte Maßnahmen waren u.a. die frühzeitige Einführung und Durchsetzung strikter Schutzmaßnahmen, die Reorganisation der Arbeitszeitmodelle zur Trennung der Mitarbeiter, die Einführung von Homeoffice, die intensive vorausschauende Betreuung von Lieferketten, etc.
    Von Beginn an hat sich die Richtigkeit der Maßnahmen dadurch bestätigt, dass trotz vereinzelter Corona-Fälle in der Belegschaft die Produktion ohne Einschränkungen durchlaufen konnte. Zusammen mit hoher Flexibilität und viel Engagement der Belegschaft hat es keine Corona-bedingten Beeinträchtigungen von Auslieferungen, Umsatz und Ergebnis gegeben.
  • Die operative Absicherung des Serienstarts einer neuen Produktlinie des Kerngeschäftes hat sich mangels brauchbarer Prozesse als Herausforderung für die Zusammenarbeit zwischen Entwicklung, Prototypbau und (Serien-) Produktion herausgestellt. 
    Die Auftragsabwicklung wurde am Ende vor allem durch persönliche Betreuung und Kontrolle, viel Improvisation sowie Fördern des Engagements einzelner Mitarbeiter sichergestellt. Parallel dazu wurden provisorische Prozesse und Workflows eingeführt, auf deren Basis in Zukunft ein stabiler Gesamtprozess aufgesetzt werden kann.
  • Die organisatorische und operative Implementierung der bisher nicht zum Kerngeschäft gehörenden Produktreihe der abgewickelten Tochter-/ Entwicklungsgesellschaft u.a. in den Bereich Produktion des Stammhauses hat zu vergleichbaren Herausforderungen und Lösungsansätzen wie beim o.g. Serienstart der neuen Standardmaschine geführt.
  • Um operative Defizite zu kompensieren, wurden Optimierungsmaßnahmen durchgeführt. Die wichtigsten von mir initiierten und erfolgreich vorangetriebenen Maßnahmen waren unter anderem:
    • Implementierung einer wirkungsvollen Auftragsüberwachung für alle Serienaufträge, die mittels eines Kernteams und gestützt auf Sharepoint-Workflows Termine und Teileverfügbarkeit kontrolliert sowie To-Dos bzw. Sondermaßnahmen managet.
    • Re-Organisation und Neuaufbau der Abteilung Qualitätssicherung durch Integration eines neuen Abteilungsleiters, Überarbeitung der Aufgabenstellung und Kompetenzen der QS, Einführung von IT gestützten Workflows sowie gezielten Personalaufbau.
    • Optimierung der Vorplanung, Auftragseinplanung und Beschaffung gemeinsam mit Vertrieb, Produktionsplanung und Controlling mittels Einführung sinnvoller Regelmeetings mit geeigneten Teilnehmern, Überarbeitung der Planungstools und Planungsstrategien.
    • Pushen der Flexibilisierung des Personals von Mechanische Fertigung und Montage mittels Implementierung gezielter Weiterbildungsprogramme einschließlich regelmäßiger Fortschrittskontrolle gemeinsam mit den Abteilungsleitern.
    • Einsetzen einer temporären Taskforce zur Optimierung der Belieferung der chinesischen Tochterfirma durch das Stammhaus. Dadurch Schaffung von Transparenz und Kontrolle zur Verbesserung von Liefertreue und -qualität.

Am Ende hat der von mir interimistisch verantwortete Bereich Operations mit der Produktion durch hohe Resilienz, professionelles Handeln sowie engagiertes Improvisationsvermögen die großen aktuellen Erfolge des Unternehmens mit möglich gemacht:

  • Im Jahr des IT-Incidents wurden trotz entsprechendem Chaos im letzten Quartal des Jahres der geplante Umsatz und das vorgesehene Ergebnis erreicht
  • Im ersten Jahr der Corona-Pandemie erzielte das Unternehmen ein historisch bestes Resultat bezüglich Umsatzes und Ergebnis.
 
Der wesentliche Faktor bei der Bewältigung der Herausforderungen im operativen Tagesgeschäft waren die konsequente Abstimmung und Umsetzung der notwendigen Maßnahmen, die kontinuierliche Kontrolle deren Wirksamkeit sowie das fortlaufende Dranbleiben. Hinzu kommen die verbindliche Vereinbarung von Abläufen, Prozessen und Workflows sowie die klare Zuweisung und Einforderung von Verantwortung.
 
Grundlage für diese erfolgreiche Arbeit ist allerdings auch ein schlagkräftiges Team aus Führungskräften zu fördern, zu unterstützen und insbesondere in brenzligen Situationen zu motivieren sowie Vertrauen und Sicherheit zu geben. Förderlich war es auch, zwei High-Potentials zu identifizieren, zu coachen und in Positionen zu bringen, wo sie Wirkung entfalten können. Außerdem hat zusätzlich die klare konstruktive, wertschätzende Auseinandersetzung mit dem Betriebsrat bei der Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen geholfen.
 
Während meiner insgesamt über 17-jährigen Tätigkeit als Geschäftsführer/CEO in verschiedenen Firmen der B2B Investitionsgüterindustrie mit Schwerpunkt Sondermaschinenbau und Automatisierungstechnik habe ich praktisch alle Bereiche und Aufgabenfelder von zu Konzernen gehörenden mittelständischen Firmen bis ins Detail mit allen Höhen und Tiefen zu führen und optimieren gehabt. Meine persönliche Expertise hat auch hier einem Mandanten, seinen Mitarbeitern und mir sehr geholfen, bestmöglich und erfolgreich durch eine schwierige Phase der Unternehmensentwicklung zu manövrieren.