IT-Experte
im Finanzbereich
Erfolgsgeschichte eines unserer Angels im Finanzbereich einer Autovermietung.
» Nimm die Menschen mit! «
Das nachfolgende Projekt macht deutlich, warum Interim Management in bestimmten Situationen sehr sinnvoll ist. Es zeigt sich, dass ein Unternehmen intern häufig nicht die notwendige Personal- und Leitungskapazität hat, um komplexe Projekte zu stemmen. Die unabhängige Sichtweise des Interim Mangers ermöglicht die Schaffung von Transparenz über alles, was mit dem Projekt zusammenhängt und zeigt auf, welche Schnittstellen zu anderen Unternehmensteilen untersucht werden müssen.
Meine Herausforderung
Mein letztes Projekt stellte eine wirklich große Herausforderung dar. Für eine international tätige Autovermietung sollte eine komplett neue Kreditorenbuchhaltung an einem anderen Standort als internationales Shared Service Center aufgebaut werden. Gleichzeitig dazu wurde auf SAP umgestellt und ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt und alle neuen Prozesse sollten natürlich entsprechend dokumentiert werden. Als Projektleiter übernahm ich die Verantwortung für das gesamte Projekt.
Meine Vorgehensweise
Ein absoluter Erfolgsfaktor war, dass wir von Beginn an mit einer guten Kommunikations- und Meeting-Struktur immer alle Tagesprobleme auf dem Schirm hatten und die Prioritäten bei Bedarf justieren konnten, ohne den Gesamtprojektplan aus den Augen zu verlieren.
Es zeigte sich gleich zu Anfang des Projektes, dass die Zeit für die Aufnahme der Prozesse und Informationen wie oft sehr knapp war. Es war wichtig, so viel Wissenstransfer wie möglich zu haben. Schriftliche Prozessbeschreibungen gab es nur wenige, es galt die Kopfmonopole zu knacken und die Mitarbeiter zur Zusammenarbeit zu bewegen, bevor die Mannschaft von Bord ging oder in andere Bereiche des Unternehmens. Hier ermöglichte mir meine lange Erfahrung in Leitungsfunktionen, die Menschen „mitzunehmen“, sprich deren persönliche Situation auf der einen Seite zu verstehen, aber auch, sie im Sinne des Unternehmens zu motivieren, etwas Neues mit aufzubauen.
Das neue Team zu rekrutieren erwies sich auch als sehr anspruchsvoll, denn es mussten Buchhaltungsmitarbeiter/innen mit unterschiedlichem Fachlevel und diversen Sprachkenntnissen gefunden und zu einem neuen Team geformt werden. Dabei mussten wir uns der Tatsache stellen, dass zwar die Sprachkenntnisse vorlagen, aber es auf der fachlichen Seite mangelte, so dass wir zusätzlich Schulungen organisieren mussten. Auch die Zusammenarbeit mit den einzelnen Ländern konnte mit viel Überzeugungsarbeit positiv aufgegleist werden, das Agieren im internationalen Kontext und die Berücksichtigung der Länderspezifika waren dabei sehr spannend. Ich musste mich zum ersten Mal mit sehr vielen verschiedenen kulturellen Befindlichkeiten auseinander setzen, was mich um diese Erfahrung reicher und viel Spaß gemacht hat.
Die Umstellung auf SAP war das nächste Thema, was erheblichen Test- und Schulungsaufwand erforderte und erledigt sein musste, bevor der Workload uns voll traf. Das Team war in den Vorkenntnissen sehr heterogen. Hier haben wir einen praktikablen Ansatz gefunden und ein „Train the Trainer“-Konzept eingesetzt, welches sehr gut funktioniert hat. Wir vermieden zu viel Theorie, sondern verwendeten Praxisbeispiele aus der Ist-Aufnahme.
Die Einführung des Dokumentenmanagementsystems inklusive des Workflow Rechnungsprüfung erwies sich als großer Vorteil im Rahmen des Gesamtprojektes, weil wir den Belegfluss im Unternehmen durch zentralen Rechnungseingang und Digitalisierung zunehmend in den Griff bekamen. Dies führte zu einer erheblichen Transparenz und Zeitersparnis.
Beim letzten Baustein, der Dokumentation der Prozesse, haben wir uns von der „perfekten“ Dokumentation verabschiedet. Hier galt im Endeffekt: Keep it simple! Wir haben tatsächlich neu priorisiert, indem wir die Mitarbeiter stark in die Erstellung mit einbezogen. Dies führte zu praktikablen Prozessbeschreibungen, welche die Basis für ein umfassendes Prozesshandbuch sind, welches jetzt nach der Verabschiedung der Standardprozesse erstellt wird.
Meine Ergebnisse
Als Fazit ist zu sagen, dass dieses Projekt, nach einer harten und arbeitsintensiven Zeit, gut läuft. Das Team arbeitet gut und ist stabil. Eine Teamleitung in Festanstellung wurde gefunden und eingearbeitet.
Wir müssen uns in Projekten als Interim Manager darüber im Klaren sein, dass wir fast nie die Chance haben, ein „perfektes Haus“ zu übergeben. Aber wir müssen sehr viel im Fokus behalten, alles, was weh tut, ansprechen und die wichtigen Probleme lösen. Die Menschen sollten mitgenommen werden und begreifen, dass ein Team mehr schafft als ein Einzelkämpfer. Und immer wieder das Fazit: Buchhaltung ist kein Selbstzweck, sondern eine Dienstleistung für das Unternehmen!
Kai Reddig
Senior Consultant • Prokurist
