Erfolgsgeschichte

Transformation in
Finance & Accounting

Erfolgsgeschichte eines unserer Angels im Bereich Consumer Goods & Retail

Ausgangssituation und Projektziel

„Neue Besen kehren gut“, ein neuer kaufmännischer Geschäftsführer startet einen umfassenden Transformationsprozess für das Kundenunternehmen. Für den Bereich Finance & Accounting übernahm ich als Interim Manager die Transformationsaufgabe.

Die Unternehmenssteuerung des erfolgreichen Unternehmens erfolgte bis dato über das Warenwirtschaftssystem. Die Sichtweise wurde fast ausschließlich von Umsätzen und Roherträgen geprägt. Buchhaltung und Controlling waren bis zum Projektbeginn auf das gerade Notwendigste reduziert. Der Jahresabschluss fand zum überwiegenden Teil beim Steuerberater statt. Monatsabschlüsse gab es nicht.

Auch personell waren diese Bereiche unterbesetzt. Zudem stand das Ausscheiden der Leitung Buchhaltung bevor.

Projektziele:

  • Überbrückung einer Führungsvakanz
  • Performance-Verbesserung des Bereiches
  • Aufbau eines monatlichen Financial Reporting-Packages
  • Begleitung des Einstellungsprozesses neuer Mitarbeiter
  • Sparringspartner des kaufmännischen GF, für Finance & Accounting
  • Ansprechpartner für Sonderprojekte
  • Training und Coaching der Mitarbeiter

Meine Projektpassung:

Meine fachliche Kompetenz für das Projekt stand für den Kunden außer Zweifel. Kurioserweise bestand jedoch durch meine langjährigen und vielfältigen Tätigkeiten im Bereich Hochschullehre die Sorge, eher einen Theoretiker, denn einen Umsetzer als Interim Manager auszuwählen.

Unternehmenspolitik (Unternehmens- und Wettbewerbsstrategie) lehre ich als Case Study. D. h. es werden Fallstudien für reale, teilnehmende Unternehmen durchgeführt. Insgesamt konnten meine Studenten mit mir so bisher über 140 Unternehmen begleiten. Bei meinen Softskill-Seminaren handelt es sich immer um Kleingruppen, bei denen durch viele praktische Übungen eigene Erfahrungen aufgebaut werden. Zusammengefasst: Praktischer geht‘s nimmer! Das überzeugte auch den Kunden.

Fachlicher Projektablauf und Umsetzung

Das ERP-System musste erst einmal angepasst werden, damit wir Monats- und Jahresauswertungen (Bilanz, GuV) sinnvoll darstellen konnten. In Abstimmung mit dem letzten Jahresabschluss konnten wird dann in die Analyse gehen, weiteres Customizing am ERP vornehmen, Prozesse anpassen, notwendige Korrekturbuchungen vornehmen usw. Damit bereiteten wir auch den Weg für die Erstellung aussagefähiger Monatsabschlüsse. Mit viel Fleißarbeit konnte die Anlagenbuchhaltung ins ERP-System übernommen werden. Externe Daten vom Steuerberater für die L/G-Ermittlung konnten wir statt aufwendiger manueller Buchungsbelege jetzt digital einspielen.

Durch Konzeptionierung und Einführung einer Kostenstellenrechnung mit internen Kostenträgern entstand eine neue Kostentransparenz. Dieses ist für das Kundenunternehmen als Handelsunternehmen jedoch mit eigenen Fertigungsbereichen umso wichtiger, da jetzt auch ein Abgleich mit der Kalkulation erfolgen kann.

Für die Einführung eines digitalen Rechnungseingangsworkflows habe ich mit den Kolleginnen vor Ort noch das Lastenheft entwickelt.

Das Warenwirtschaftssystem habe ich auf die Korrektheit der Artikelbewertungen überprüft. Die Erstellung einer klaren Dokumentation inklusive Parametrisierung gewährleistet nun die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit.

Über ein zwar aufwendiges, in der Bedienung und Auswertung jedoch einfaches von mir entwickeltes Exceltool, kann nun die Niederstwertberechnung zum Jahresende (HGB) als auch die Gängigkeitsbewertung je Artikel erfolgen. Somit ein weiteres Werkzeug für die unmittelbare Artikelsteuerung.

Zusammenarbeit, Führung und Coaching

Das Projekt lebte sehr stark von der Zusammenarbeit mit verschiedenen Beteiligten. Neben den Kollegen und Kolleginnen aus dem Bereich Finance & Accounting war sowohl der IT-Bereich als auch eine das ERP- und Warenwirtschaftssystem betreuende externe IT-Beratung eingebunden.

Die Projektbelastung für die Projektbeteiligten war hoch. Mit Kommunikation, Motivation und Sinndarstellung galt es immer dafür zu sorgen, dass keiner „die Segel strich“. Das ist gelungen: Das Projektteam hat performt und abgeliefert.

Zudem konnten wir eine Leitungskraft und eine Sachbearbeiterin für den Finance-Bereich einstellen. „Sie haben es geschafft, die Persönlichkeit des Gesprächspartners deutlich herauszuarbeiten“, so das Feedback des Geschäftsführers auf meine Coaching-Art im Vorstellungsgespräch.

Fazit und Ausblick

Auf meiner Seite haben fachliche Expertise, IT-Affinität und Coaching-Fähigkeiten zusammen den Projekterfolg ausgemacht.

Ihr Ansprechpartner

Daniel Müller
Geschäftsführer